Europees aanbesteden

Moet een school Europees aanbesteden?

Scholen zijn verplicht om grote uitgaven Europees aan te besteden. Bij het inkopen van schoolboeken zijn scholen (Europees) aanbestedingsplichtig als de drempel van 206.000 euro (excl. BTW) wordt overschreden, gemeten over een periode van 48 maanden. Het overgrote deel van de scholen zal dit dus ook moeten doen voor de schoolboeken die ze aan hun leerlingen ter beschikking stellen.

Is het de school die mag aanbesteden of is dat het bevoegde gezag?

De school (en niet het bevoegde gezag) kán als aanbestedende dienst worden aangemerkt als:

in de statuten de bevoegdheid tot het verrichten van rechtshandelingen is overgedragen aan de directeur van een school die door de rechtspersoon in stand wordt gehouden;
de directeur een eigen aanschaffingsbeleid heeft, mét de daarbij behorende eindverantwoordelijkheid om aankoopbeslissingen te nemen; en
daartoe ook een afgescheiden budget is toegekend.

De schooldirecteur kan dan op eigen gezag een overheidsopdracht op de markt zetten.

Dit alles vereist echter wel consistent handelen van zowel het bevoegde gezag als de desbetreffende directeur. Want:

als het bevoegde gezag zich toch in de markt profileert als grote inkoper voor alle schoollocaties en bijvoorbeeld gesprekken voert over tarieven met aanbieders uit de markt, dan gaat het verhaal van de school als zelfstandige aanbestedende dienst niet op; of
als de directeur het de ene keer zelf wil doen, maar de andere keer meelift met een aanbesteding die het bevoegde gezag op de markt zet, gaat het verhaal van zelfstandige aanbestedende dienst ook niet op.

Waarom moet een school Europees aanbesteden?

Een school moet Europees aanbesteden, omdat door het rijk of de gemeente bekostigde openbare of bijzondere scholen aanbestedende diensten zijn. Dat is omdat ze onder de definitie van ‘publiekrechtelijke instelling' vallen. Aanbestedende diensten zijn de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap, een publiekrechtelijke instelling of een samenwerkingsverband van deze overheden of publiekrechtelijke instellingen.

Wat is een publiekrechtelijke instelling?

Een publiekrechtelijke instelling is opgericht om te voorzien in behoeften van algemeen belang, niet zijnde van industriële of commerciële aard. Zo'n instelling bezit een rechtspersoonlijkheid waarvan:

de activiteiten in hoofdzaak door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een andere publiekrechtelijke instelling worden gefinancierd;
het beheer onderworpen is aan toezicht door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of een andere publiekrechtelijke instelling; of
de leden van het bestuur, het leidinggevende of het toezichthoudende orgaan voor meer dan de helft door de staat, een provincie, een gemeente, een waterschap of andere publiekrechtelijke instellingen zijn aangewezen.

Welke regelgeving is op dit moment van toepassing?

Het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao), Staatsblad 408 en 650, 2005. Met dit besluit is Richtlijn 2004/18/EG van het Europees Parlement over de coördinatie van de procedures voor het plaatsen van overheidsopdrachten voor werken, leveringen en diensten (Publicatieblad van de Europese Unie L 134 van 30 april 2004) geïmplementeerd.

Wat is het drempelbedrag?

Voor scholen is het Besluit aanbestedingsregels voor overheidsopdrachten (Bao) van toepassing op overheidsopdrachten die een waarde hebben van meer dan 206.000 euro, exclusief BTW. Opdrachten die als één totale opdracht kunnen worden gezien, zoals het leveren van schoolboeken aan een school over meerdere jaren, moet u over een periode van 48 maanden ramen. Als de reële raming boven de drempelwaarde van 206.000 euro uitkomt, moet u Europees aanbesteden.

Tot wanneer gelden de drempelbedragen?

Eens in de twee jaar worden de drempelbedragen herberekend. Dit is een gevolg van het lidmaatschap van de EU van het Government Procurement Agreement (GPA). Het GPA is per 1 januari 1996 in werking getreden. Onder andere de VS, Canada en Japan hebben dit verdrag eveneens ondertekend.

De drempelwaarden in de GPA worden uitgedrukt in SDR (Special Drawing Rights) als rekeneenheid. Ook in de richtlijnen is de rekeneenheid SDR opgenomen. De bedragen in SDR worden omgerekend in euro's tegen een omrekenkoers die door de Europese Commissie eens in de twee jaar tegen de dagwaarde van de SDR wordt vastgesteld (in 2007 op 31 augustus). De valuta die deel uitmaken van de SDR zijn de euro, de Amerikaanse dollar, de yen en de pond sterling.

Een aanpassing van de drempelwaarden naar beneden is te verwachten, gezien de sterke euro tegen de zwakke(re) dollar. Deze nieuwe drempelwaarden gelden vanaf 1 januari 2008 en zijn van toepassing op de aanbestedingen die vanaf die datum gepubliceerd worden op de Aanbestedingskalender (http://www.aanbestedingskalender.nl) of de TED-databank van de Europese Commissie (http://ted.europa.eu).

Wat betekent het Convenant schoolboeken voor mijn plicht tot aanbesteden?

Het convenant schoolboeken is gesloten om alle partijen (scholen, leveranciers, adviseurs) de tijd en de ruimte te gunnen om ervaring op te doen met Europees aanbesteden en van deze ervaringen te leren. Dit convenant tast de aanbestedingsregelgeving en dus ook de aanbestedingsplicht niet aan. Dit betekent dat een school nog steeds gehouden is schoolboeken in te kopen door middel van een Europese aanbesteding. Mocht dit echter - gezien de doorlooptijd van een Europese aanbestedingsprocedure en gezien de termijnen die samenhangen met de logistiek in de educatieve boekenmarkt - niet lukken voor schooljaar 2009/2010, dan kunnen scholen er voor kiezen een aanbesteding te starten voor het schooljaar daarna.

Meer informatie vindt u in het Convenant schoolboeken.

Wat betekent het Convenant schoolboeken voor mijn school?

Uw school moet nog een aanbesteding publiceren:

De betrokken marktpartijen hebben aangegeven bereid te zijn om gedurende de looptijd van het convenant niet naar de rechter te zullen stappen als scholen hun huidige dienstverlening en levering nog voortzetten.
Uw huidige leverancier is in beginsel onder dezelfde voorwaarden bereid de dienstverlening en levering voort te zetten. (Let op: wel tijdig aangeven!) Dit geldt ook voor scholen die hun overeenkomst al hadden opgezegd in afwachting van de uitkomst van een aanbestedingsprocedure.
Neem voldoende tijd om een goede aanbesteding in de markt te zetten. Hoe eerder u begint, hoe meer tijd u hebt. Veel scholen die nu nog een aanbesteding starten, hebben aangegeven dit te doen voor schooljaar 2010-2011; dat lijkt in dit geval een verstandige keuze.
Houd bij uw aanbesteding in elk geval rekening met 1) een grondige marktoriëntatie en 2) een uitvoerbare planning.

Uw school heeft al een aanbesteding gepubliceerd:

Ga na of u kunt rekenen op een tijdige en succesvolle afronding van uw aanbestedingsprocedure. Bepalend hierbij zijn de kwaliteit van uw bestek en de termijnen die gelden voor uw aanbestedingsprocedure en voor de logistieke processen in de educatieve boekenmarkt.
Indien u geen tijdige en succesvolle afronding van uw aanbestedingsprocedure verwacht, doet u er verstandig aan de aanbestedingsprocedure stop te zetten en een nieuwe aanbestedingsprocedure te starten gericht op schooljaar 2010-2011.
Indien u uw huidige overeenkomst al hebt opgezegd, kunt u uw leverancier vragen de dienstverlening en levering voort te zetten. Uw leverancier is hier in beginsel onder dezelfde voorwaarden toe bereid.
Als uw aanbesteding ten tijde van tekening van het convenant (3 december 2008) al was gepubliceerd, maar komt deze in een later stadium onverhoopt niet tot een succesvolle afronding, dan kunt u uw leverancier vragen de huidige dienstverlening en levering voort te zetten. Uw leverancier is hier in beginsel onder dezelfde voorwaarden toe bereid.

Zijn de partijen bij het Convenant schoolboeken aan te spreken op hun handelen? Wat kan ik doen als ik vind dat mijn leverancier niet conform de afspraken uit het convenant handelt?

Voor dit soort ‘herenakkoorden' geldt: een man een man, een woord een woord. Een partij die in strijd handelt met het convenant, heeft iets uit te leggen aan de partners bij het convenant.

In eerste instantie is het dus raadzaam dit allereerst met uw leverancier te bespreken en deze te wijzen op de gemaakte afspraken binnen het convenant.

Als u er met de leverancier niet uit komt, kunt u contact opnemen met de helpdesk gratis schoolboeken met het verzoek of zij uw situatie willen bekijken. Overigens is het niet zo dat alleen marktpartijen aanspreekbaar zijn op het naleven van het convenant. ‘Een man een man, een woord een woord' geldt voor alle partijen.

Hoe zit het met het wijzigen van bestaande contracten of het uitbreiden daarvan?

U mag een contract alleen onder dezelfde voorwaarden verlengen, als u dit in het bestek heeft aangekondigd. ‘Onder dezelfde voorwaarden' wordt door de Europese Commissie erg strikt gehanteerd. Het verruimen van de bestelling of het onaangekondigd aanpassen van de prijs ziet de commissie als het sluiten van een nieuw contract. Op elk nieuw contract zijn de Europese regels onverkort van toepassing.

Kan en moet ik mijn huidige contract uitdienen?

Of u uw oude contract kunt uitdienen, is van een aantal zaken afhankelijk.

Allereerst is de vraag relevant of de inhoud van dat contract nog wel aansluit op de nieuwe situatie. Een contract voor een extern boekenfonds is niet bruikbaar voor een intern boekenfonds, en een contract waarin de facturering aan de leerlingen gedaan wordt, behoeft ook wijziging als de factuur vanaf schooljaar 2009-2010 naar de school gaat. Een contract waarbij de kosten per leerling (boekenpakket + aanverwante dienstverlening) boven de 316 euro uitkomt, is mogelijk ook niet meer bruikbaar als uw school niet meer kosten wil maken dan OCW vergoed. Het is dus zeer afhankelijk van uw eigen keuze en voorkeur of u uw contract kunt en wilt uitdienen.

Het antwoord op de vraag of u uw contract moet uitdienen ligt iets ingewikkelder.

Elk contract dat in het verleden niet Europees is aanbesteed en waarvan de omvang de Europese aanbestedingsdrempels oversteeg, is wel rechtsgeldig, maar is op een onrechtmatige manier tot stand gekomen. OCW is van mening dat contracten die op een onrechtmatige wijze tot stand zijn gekomen, en waarbij scholen in strijd hebben gehandeld met de Europese aanbestedingsregelgeving, beëindigd moeten worden.

Ook is het de vraag welke mogelijkheden u hebt om voortijdig het contract te beëindigen. Daarvoor is de contracttekst zelf bepalend. Inmiddels is wel gebleken dat in veel contractteksten (meer) mogelijkheden aanwezig zijn, om zonder al te veel gedoe (ook financieel) het contract te beëindigen. Soms kan het nodig zijn om met een leverancier of distributeur afrondende afspraken te maken om het voor beide partijen netjes af te hechten. Te denken valt bijvoorbeeld aan het overnemen van het boekenpakket, als de boeken nog niet de volledige afschrijvingstermijn hebben doorlopen. Als u verder gaat met een intern boekenfonds, is dit een goede optie; maar ook als u wilt doorgaan met een extern boekenfonds, kunt u eigenaar worden van de boeken, aangezien u die kunt inbrengen in een te volgen Europese aanbestedingsprocedure.

Welke risico�s loop ik als ik het contract toch uitdien?

Als de accountant van de school vaststelt dat de school op een onrechtmatige wijze handelt, kan deze beslissen de school een goedkeurende accountantsverklaring te onthouden. Dit betekent tevens dat, hoewel het contract niet nietig noch vernietigbaar is, een leverancier of distributeur in een gerechtelijke procedure kan vorderen dat een dergelijk contract beëindigd wordt.

Het is mogelijk dat leveranciers of distributeurs die in het verleden soepele overeenkomsten hebben gesloten met scholen, en bij wie scholen zonder gedoe of kosten het contract kunnen opzeggen, naar de rechter zullen stappen, als ze zien dat hun marktaandeel vermindert doordat de onrechtmatig tot stand gekomen contracten van de niet zo ‘soepele' concurrenten gewoon worden uitgediend, terwijl zij voor nieuwe opdrachten moeten meedingen in Europese aanbestedingsprocedures waarvan de uitslag niet op voorhand bekend is.

Of de rechter de vordering zal toewijzen is vooraf niet te voorspellen. Ook dat is van een aantal zaken afhankelijk. De rechter neemt in zijn oordeel onder meer mee of het toewijzen van zo'n vordering negatieve gevolgen heeft voor de school, en zal daarbij volgende aspecten zeker meewegen:

Is het contract gesloten voordat de school door de discussie over de gratis schoolboeken zich goed bewust werd van haar aanbestedingsplicht?
Hoe lang loopt het contract nog ( en zijn er negatieve gevolgen verbonden aan het voortijdig beëindigen van het contract)?
In welke mate heeft het beëindigen van het contract negatieve gevolgen voor de school?

Is een contract bijvoorbeeld gesloten voordat de aanbestedingsplicht van scholen duidelijk naar voren kwam in de discussie over de gratis schoolboeken, loopt dit contract nog maar één jaar door en zijn de financiële gevolgen van het opzeggen van het contract bovendien groot voor de school, dan zal het uitdienen van het contract op meer begrip van de rechter kunnen rekenen. Als een contract is gesloten in de periode dat duidelijk werd dat hoe dan ook een aanbestedingsplicht bestond, maar als de school desondanks een contract heeft gesloten voor meerdere jaren, dan zal de rechter mogelijk sneller beslissen dat de school het contract moet opzeggen.

Als school zou u op grond van een risicoanalyse moeten beslissen, hoe te handelen. OCW treedt niet in deze afweging.

Algemene vragen over uw huidige contract kunt u voorleggen aan de Helpdesk Gratis Schoolboeken.

Wat is een bestek?

Een bestek is een beschrijvend document, een programma van eisen of een offerteaanvraag.

Mag ik het bestek van een andere school gebruiken?

Ja, tenzij die andere school een externe partij de opdracht heeft gegeven om het bestek te maken en het eigendom van het bestek niet heeft geclaimd. Het hergebruik kan dan in strijd zijn met de auteursrechten van de externe partij.

Mag ik samen met andere scholen aanbesteden?

Ja, u kunt daarmee de administratieve kosten beperken en van elkaars ervaringen leren. Bij het publiceren van de opdracht op de www.aanbestedingkalender.nl of http://TED.europa.eu presenteert u zich dan als twee (of meer) samenwerkende aanbestedende diensten; de marktpartijen weten zo dat ze met twee of meer organisaties te maken gaan krijgen.

Wanneer moet ik met de aanbesteding beginnen?

Het is verstandig om snel na aanvang van het nieuwe schooljaar (2008-2009) te starten met de aanbesteding. Zodoende hebt u voldoende tijd om de aanbestedingsprocedure zorgvuldig vorm te geven. En hoe eerder het contract getekend is, hoe meer tijd leveranciers hebben om de boeken op tijd te leveren.

Hoe lang duurt een aanbesteding?

De duur van een aanbesteding hangt onder andere af van de tijd die nodig is voor het opstellen van een programma van eisen (bestek) of een offerteaanvraag. En ze hangt af van de aanbestedingsprocedure die gekozen wordt (openbaar of niet-openbaar). Aan de hand van het ‘Modelplan van aanpak' van de Taskforce Gratis Schoolboeken en de daarbij behorende ‘Bijlage tijdpad' kunt u de doorlooptijd van uw aanbestedingstraject berekenen.

Wat is het verschil tussen een openbare en een niet-openbare procedure?

Het verschil is dat de selectie en de gunning bij de niet-openbare procedure in twee fasen plaatsvindt, waarbij na de selectiefase een aantal gegadigden afvalt. De overgebleven gegadigden mogen op grond van een pas dan beschikbaar gestelde offerteaanvraag een offerte indienen (dat is het element dat het niet-openbaar zijn verklaard).

Bij een openbare procedure mag elke geïnteresseerde marktpartij een offerte indienen en wordt ook al bij de publicatie van de overheidsopdracht een offerteaanvraag bekend gemaakt. Het aantal offertes dat beoordeeld moet worden, kan dan ook veel hoger zijn dan bij een niet-openbare procedure. Daar bepaalt de opdrachtgever immers hoeveel marktpartijen een offerte mogen gaan indienen.

Scholen zijn vrij te om kiezen tussen de openbare of niet-openbare procedure. Voor de niet-openbare procedure wordt vaak gekozen als er veel aanbieders op de markt zijn. Het screenen van bedrijven op hun kwaliteiten en een beperkt aantal offertes beoordelen is minder arbeidsintensief dan het screenen en beoordelen van een groot aantal bedrijven en de door hen ingediende offertes.

Wat zijn de gemiddelde kosten van een Europese aanbesteding?

Als scholen samenwerken, kunnen zij de (administratieve) kosten beperken. Ook het inzetten van professionele inkopers kan een besparing opleveren. De kosten zijn dus afhankelijk van de keuzes die een school maakt bij de uitvoering van de Europese aanbesteding.

Biedt de overheid scholen financiële ondersteuning voor de Europese aanbesteding?

Ja, Scholen ontvangen financiële ondersteuning in het schooljaar 2008-2009 in de vorm van een tegemoetkoming in de invoeringskosten. Deze tegemoetkoming is bestemd voor ondersteuning bij het aanbestedingsproces, voor het toegroeien naar de nieuwe situatie en kosten voor innovatie van het leermiddelenbeleid. De tegemoetkoming wordt automatisch uitgekeerd, in twee termijnen. Elke school ontvangt 10.000 euro per BRIN-nummer in september 2008. Daarnaast ontvangt de school 31 euro per leerling op 1 mei 2009.

Als u extra, aantoonbare kosten hebben gemaakt vóór 31 januari 2008 kunt u ook rekenen op een tegemoetkoming in die kosten.

Zie voor meer informatie de ‘Tijdelijke regeling tegemoetkoming invoeringskosten gratis lesmateriaal'.

Wat is de consequentie als ik niet aanbesteed?

Elke (gepasseerde) marktpartij kan in een gerechtelijke nationale procedure (kort geding of bodemprocedure) een contractverbreking of een schadevergoeding vanwege gederfde winst eisen. De kans dat die eis wordt gehonoreerd is groot, als de aanbestedingsregelgeving is overtreden. Ook kan een gepasseerde partij bij de Europese Commissie een klacht indienen, die in het ergste geval kan uitmonden in een forse boete, opgelegd door het Hof van Justitie.

Besteed ik schoolboeken aan als levering of als dienst?

Dat hangt af van de keuze die u maakt. Als u boeken inkoopt bij uitgevers en deze ook zelf distribueert onder de ouders, is er sprake van een levering door de uitgever van de gewenste schoolboeken. Als u een boekhandel vraagt om als distributeur op te treden en de ouders te voorzien van de gewenste schoolboeken gaat het om een dienst. Het onderscheid is vooral van belang bij het juist benoemen van de soort opdracht, als u uw vraag op de markt uitzet. Nu er geen verschillende richtlijnen meer zijn voor diensten, leveringen en werken is de kans dat u een verkeerde rechtsbron aanhaalt minder groot.

Mag ik 'knippen' in onderdelen, bijvoorbeeld geschiedenis en aardrijkskunde apart inkopen?

Als knippen bedoeld is om onder de aanbestedingsregelgeving uit te komen, is het niet toegestaan. Alle bedragen die met het inkopen van de schoolboeken te maken hebben (en dat geldt voor een periode van 48 maanden), tellen mee om te bepalen of de Europese aanbestedingsdrempel (206.000 euro exclusief BTW) wordt overschreden. Dit kunnen zowel de kosten zijn die met de distributie te maken hebben als de prijs van de boeken zelf.

U kunt wel meerdere percelen hanteren binnen een aanbesteding. Met elk perceel koopt u iets anders in met de daarbij horende eisen, wensen en afspraken. Als u bijvoorbeeld voor de bovenbouw de levering en distributie wilt inkopen (extern boekenfonds) en voor de onderbouw alleen de levering (intern boekenfonds), dan gaat u aanbesteden met twee percelen: een voor levering met distributie en een voor levering van schoolboeken. Per perceel sluit u een contract af met een leverancier. Ook kunt u ervoor kiezen om een offerteaanvraag uit te schrijven waarmee u met een of meerdere leveranciers raamovereenkomsten kunt afsluiten.

Heeft het soort boekenfonds (intern, extern) effect op een aanbesteding?

Nee, dat maakt geen verschil. Een school krijgt een bedrag voor leermiddelen, en die leemiddelen moet zij aanbesteden. Als een school het geld voor leermiddelen doorsluist naar een eigen Stichting (of iets dergelijks), die de leermiddelen voor haar moet regelen, dan is dat geen excuus om niet Europees te behoeven aanbesteden. Het gevolg daarvan is meteen ook dat de schoolaccountant én de rijksaccountant de administratie van de stichting zullen moeten betrekken in de jaarrekening van de school.

Kan een school een bestelling bij een uitgeverij plaatsen?

Dat kan inderdaad, maar dan moet de keuze van de uitgeverij wel conform de Europese aanbestedingsregels totstandgekomen zijn. Andere uitgeverijen bij voorbaat uitsluiten van concurrentie behoort dus niet tot de mogelijkheden.

Mag ik als school in het kader van Europees aanbesteden sparren met distributeurs of uitgeverijen?

Niet als sparren betekent dat er informatie over een op handen zijnde publicatie van een overheidsopdracht naar een potentiële inschrijver gaat. De Europese aanbestedingsregels zijn hier helder over. Aanbestedende diensten moeten transparant, objectief en niet-discriminerend handelen. Als er in het traject al voorinformatie over een op handen zijnde opdracht naar één van de partijen gaat, heeft die partij meer tijd en meer kans om een betere offerte in te dienen dan andere inschrijvers. Dat is discriminerend en dus niet toegestaan. Hetzelfde geldt tijdens de aanbestedingsprocedure. Ook dan moet de aanbestedende dienst zorgen voor een gelijk informatieniveau van alle betrokkenen.

Telefonisch beantwoorden van vragen of het organiseren van gesprekken met belangstellenden voorafgaande aan de inschrijving wordt daarom afgeraden. Informatie over bijvoorbeeld de handelingen die een school moet verrichten om boeken van de uitgever bij ouders te krijgen, mag wel vooraf worden gevraagd. In zo'n geval gaat het niet over informatie van de aanbestedende dienst naar de mogelijk toekomstige opdrachtnemer, maar andersom.

Als de school de �ouderwetse� boekenlijst aan een distributeur (aan wie de distributie via aanbesteding is gegund) geeft, kan deze zoals gebruikelijk was de boeken inkopen waar hij maar wil en speelt aanbesteding verder geen rol. Is deze conclusie juist?

Antwoord VO-raad: ‘Doorgaans kan een schoolbestuur alleen distributie aanbesteden, als het zelf de schoolboeken al in zijn bezit heeft. Hiervan is meestal sprake bij een intern boekenfonds. Heeft het schoolbestuur de schoolboeken niet in zijn bezit, dan zal het de schoolboeken in principe moeten gaan aanbesteden. Het schoolbestuur kan dan een keuze maken tussen het aanbesteden van de levering of van de levering en de distributie. Het is niet juist dat een schoolbestuur de boekenlijst aan de distributeur kan geven en hierdoor de levering van schoolboeken niet hoeft aan te besteden. Dit zou leiden tot het ontduiken van de aanbestedingsregelgeving.'

Antwoord PIANOo: ‘In de bijlage van de brief van de staatsecretaris aan de scholen (dd. 18 januari) staat letterlijk: "Scholen hebben de keus tussen het aanbesteden van de levering van schoolboeken - het zelf inkopen bij uitgevers - of de dienst distributie van schoolboeken onder de ouders - het door een distributeur laten inkopen van boeken en die onder de ouders laten verspreiden en regelen van nabestellingen en dergelijke." En ook: "De distributeur aan wie de opdracht gegund wordt, kan met de ‘ouderwetse' boekenlijst de markt op, en is niet gebonden aan de regels voor overheidsopdrachten." De conclusie die in de vraag wordt getrokken, zou best juist kunnen zijn. Hierover moet meer duidelijkheid komen. We zullen dit zorgvuldig onderzoeken en in overleg treden met OCW.'

Antwoord CFI: ‘Correcter is te stellen dat de Europese aanbestedingsregelgeving op het inkoopgedrag van de distributeur, die zelf geen aanbestedende dienst is, niet van toepassing is. Hij kan inderdaad via de normale marktmechanismen op zoek gaan naar de beste leveranciers. Daar is vanzelfsprekend wel sprake van mededinging, aangezien de distributeur ook zal proberen de beste waar voor de beste prijs te krijgen, maar hij kan zelf zijn strategie en werkwijze bepalen. (De Mededingingswet is op hem vanzelfsprekend wel van toepassing, waardoor bijvoorbeeld prijsafspraken tussen distributeurs niet zijn toegestaan.)'

Bij een niet-openbare procedure moet de school minimaal vijf ondernemers selecteren en de kans geven om een offerte in te dienen. Wat gebeurt er als minder dan vijf ondernemers zich kwalificeren?

Antwoord VO-raad: ‘De niet-openbare procedure is een procedure met voorselectie. Bij de niet-openbare procedure kan iedere ondernemer een aanvraag tot deelneming indienen, maar kunnen alleen de door de aanbestedende dienst aangezochte ondernemers inschrijven. De aanbestedende dienst nodigt de uitgekozen gegadigden gelijktijdig langs schriftelijke weg uit om een inschrijving in te dienen. Hierbij moeten er minimaal vijf gegadigden zijn. Kwalificeren zich minder dan vjjf gegadigden, dan betekent dit dat de aanbesteding wordt voortgezet met het aantal gegadigden dat overblijft. Bij gegadigden moet u niet alleen denken aan educatieve uitgevers, maar ook aan lokale boekhandels, distributeurs enzovoort.'

Antwoord PIANOo: ‘Indien er minder gegadigden blijken te zijn, kan de procedure in beginsel worden voortgezet door de gegadigden uit te nodigen die wel aan de minimumeisen konden voldoen (Art. 44, lid 7). Het aantal gegadigden dient zodanig te zijn dat daadwerkelijke mededinging kan worden gewaarborgd. Als het zo is dat er niet voldoende marktpartijen zijn die de gewenste producten c.q. dienstverlening kunnen leveren, zal de concurrentie nooit groter worden en is door het volgen van de procedure gewaarborgd dat er sprake is van optimale mededinging. Alleen als te zware selectiecriteria zijn gesteld, waardoor vrijwel geen van de marktpartijen die in beginsel aan de opdracht zouden kunnen voldoen, door de selectiefase heen komt, is de selectiefase waarschijnlijk niet goed geweest. Dit zou ertoe kunnen leiden dat er geen sprake is van optimale mededinging. Als dit het geval is, moet een nieuwe aanbesteding worden uitgeschreven.'

Antwoord CFI: ‘Als er minder gegadigden zijn dan het minimumaantal dat is vereist, kan de school de procedure voortzetten door de gegadigde of de gegadigden uit te nodigen die wel aan de minimumeisen voldoen.'

Scholen kunnen gunnen op grond van de economisch meest voordelige inschrijving en de laagste prijs. In hoeverre mogen inhoudelijke kwaliteitskenmerken van het leermateriaal (zoals het didactisch ontwerp van een methode) een rol spelen?

Antwoord VO-raad: ‘Kiest de aanbestedende dienst voor het gunningcriterium van de laagste prijs, dan is de prijs van de offerte allesbepalend. Kiest de aanbestedende dienst voor het gunningcriterium van de economisch voordeligste aanbieding, dan kunnen andere criteria een (belangrijke) rol spelen. Bij andere criteria kunt u denken aan kwaliteit, prijs, bedrijfszekerheid, service en onderhoud, milieu, leveringstermijnen enzovoort. De aanbestedende dienst specificeert, hetzij in de aankondiging, hetzij in het bestek, hetzij in het beschrijvende document, het relatieve gewicht dat hij toekent aan elk van de door hem gekozen criteria voor de bepaling van de economisch voordeligste inschrijving. Dit gewicht kan worden uitgedrukt in een marge met een passend verschil tussen minimum en maximum. Scholen lopen echter de kans niet de methode te krijgen die ze willen. Het is haast ondoenlijk om een methode dusdanig te omschrijven, zonder de naam van de methode te noemen, dat dit boek ook uit de aanbestedingsprocedure rolt. Het is daarom verstandiger om niet specifieke methodes, maar de levering door de boekhandel aan te besteden. Op die manier kunnen scholen de boeken bestellen die ze willen en besteden ze de leveringsvoorwaarden aan.'

Antwoord PIANOo: ‘Als wordt geselecteerd op laagste prijs, kan geen beoordeling meer plaatsvinden op basis van kwaliteit. De kwaliteit is dan gewoonweg voorgeschreven. Dit zie je veel in de bouw, waar het ontwerp is voorgeschreven of bij goederen die weinig van elkaar variëren, zoals papier, en waar een objectieve kwaliteitseis gesteld kan worden. Als er sprake is van de economisch meest voordelige inschrijving, kan kwaliteit worden meegewogen bij de beoordeling. Als hier een objectieve selectie van leermiddelen wordt gevonden, bijvoorbeeld door een team van deskundigen samen te stellen, die gezamenlijk oordelen over de kwaliteit (ieder voor zich met een gewogen gemiddelde), is het heel goed mogelijk de kwaliteit mee te nemen. De kwaliteit kan op een aantal punten worden beoordeeld. Bijvoorbeeld: makkelijk leesbaar, lay-out, goed te volgen, taalgebruik, aansprekende kleuren, logische volgorde van behandelde onderwerpen, logische opbouw, voldoende afwisseling, algehele indruk, didactisch ontwerp enzovoort.'

Antwoord CFI: ‘Het gunnen op basis van de laagste prijs is bij dit soort aanbestedingen zeer ongebruikelijk. Het handelt immers niet om een product waarbij alleen de prijs het onderscheidende criterium is, zoals dat bijvoorbeeld bij het inkopen van papier wel het geval kan zijn. Bij een product waaraan nauwkeurig en objectief omschreven eisen gesteld kunnen worden - bij papier kunnen dat bijvoorbeeld eisen zijn ten aanzien van dikte, gewicht, kleur, tweezijdige bedrukbaarheid - is er als onderscheidend kenmerk weinig anders meer te bepalen dan de prijs waarvoor de leverancier het product aanbiedt. Maar bij het aanbesteden van leermateriaal gaat het niet alleen om de prijs, maar ook om de planning, de overlegstructuur, de levering, eventuele nabestellingen, het transport, de aflevermogelijkheid, de administratie/facturering enzovoort. Het garanderen van inhoudelijke kwaliteitskenmerken van leermateriaal zal een veel voorkomende eis worden bij dit soort aanbestedingsprocedures, waarbij het erom gaat te bepalen wat de meest voordelige economische inschrijving is. Kwaliteitseisen mogen echter niet zodanig geformuleerd worden, dat er sprake is van het ‘toeschrijven' van een eis naar één bepaalde leverancier. Het stellen van een verzameling eisen waaraan slechts door één leverancier voldaan kan worden, vervalst de mededinging en is niet toegestaan.'

Welke kosten voor rechterlijke procedures als gevolg van een Europese aanbesteding komen voor vergoeding in aanmerking?

De kosten moeten betrekking hebben op een rechterlijke procedure over een aanbesteding van schoolboeken die (in eerste aanleg) is gestart vóór 1 augustus 2009.

De volgende kosten komen in aanmerking voor vergoeding:

advocaatkosten voor het procederen
kosten voor bemiddeling bij een eventuele schikking die u treft, nadat u bent gedagvaard
proceskosten die u moet betalen als de rechter tot een veroordeling daartoe komt.
kosten voor een schadevergoeding die u moet betalen als de rechter tot een veroordeling daartoe komt.

Onder welke voorwaarden kom ik in aanmerking voor vergoeding van kosten van eventuele rechterlijke procedures als gevolg van een Europese aanbesteding?

In elk geval moet u:

zorgvuldig te werk zijn gegaan, dus: de aanbestedingsregelgeving in acht hebben genomen en conform de hierop gebaseerde schriftelijke adviezen van de Taskforce Gratis Schoolboeken (website, helpdesk) hebben gehandeld;
zo spoedig mogelijk na ontvangst van de dagvaarding, maar in elk geval binnen een week, de aanvraag voor vergoeding bij de Taskforce indienen. Op deze manier kan de Taskforce zo nodig met u overleggen hoe u het beste met de procedure kunt omgaan;
indien u vóór ontvangst van de dagvaarding een aanwijzing heeft dat uw aanbesteding tot een rechterlijke procedure kan leiden, dit zo spoedig mogelijk melden bij de Taskforce. In samenspraak met de Taskforce kunt u dan bekijken of én hoe het voorkomen van een rechterlijke procedure mogelijk is.

Gedetailleerde informatie over de exacte voorwaarden vindt u in de ‘Regeling proceskosten'.

Moet ik gebruikmaken van de modelaanbestedingsdocumenten van de Taskforce Gratis Schoolboeken om in aanmerking te komen voor vergoeding van kosten van eventuele rechterlijke procedures als gevolg van een Europese aanbesteding?

Nee. De modelaanbestedingsdocumenten van de Taskforce zijn een handreiking om de aanbestedingsprocedure correct en zorgvuldig te doorlopen. Het gaat concreet om de modellen die de Taskforce aanbiedt bij de vier fasen van aanbesteden: de modelselectieleidraad en modelofferteaanvragen uit fase 2, het modelproces-verbaal van opening en ontvangst uit fase 3, de modelbrieven uit fase 4. Het kan zijn dat u de voorkeur geeft aan uw eigen aanbestedingsdocumenten. Bijvoorbeeld omdat deze beter zijn toegesneden op uw specifieke situatie. U kunt dan nog steeds in aanmerking komen voor een vergoeding van kosten bij een rechterlijke procedure. Uw eigen aanbestedingsdocumenten moeten natuurlijk wel met in achtneming van de aanbestedingsregels zijn opgesteld.

Een gezonde basis… gegarandeerde kwaliteit

Europees aanbesteden

Uw school moet nog een aanbesteding publiceren:

Uw school heeft al een aanbesteding gepubliceerd: